Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5-3-2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước (HCNN), UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch triển khai áp dụng HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn. Đây là cơ sở để từng bước chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước theo bộ tiêu chuẩn quốc gia ở cấp cơ sở, góp phần thực hiện hiệu quả chương trình cải cách hành chính của tỉnh.
 |
| Rà soát, sắp xếp hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO tại bộ phận một cửa UBND phường Lộc Hạ (TP Nam Định). |
Với mục tiêu xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật, tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan HCNN kiểm soát được quá trình giải quyết công việc của cơ quan; thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công, UBND tỉnh đã quyết định chọn 2 đơn vị là xã Mỹ Xá và phường Lộc Hạ (TP Nam Định) làm thí điểm. Việc triển khai áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND các phường, xã, thị trấn của tỉnh nhằm đạt được các yêu cầu là: Xây dựng một nền hành chính trong sạch, gần dân, phục vụ dân, đẩy lùi và ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực; cải cách thể chế và đổi mới thủ tục hành chính (TTHC) theo hướng công khai, đơn giản và thuận tiện, xóa bỏ các quy định quan liêu, gây phiền hà cho dân và doanh nghiệp; thực hiện một nền hành chính khoa học có kỷ luật chặt chẽ trong bộ máy và có hiệu lực cao trong xã hội; khắc phục cách nghĩ, cách làm việc thủ công. Sở KH và CN là cơ quan thường trực, phối hợp với Sở Nội vụ và các sở, ban, ngành, các địa phương chỉ đạo việc quán triệt, tổ chức thực hiện và có kế hoạch triển khai cụ thể; đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, theo dõi và định kỳ báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện. Trên cơ sở đó, HTQLCL ISO 9001:2008 được thực hiện theo 4 bước cơ bản gồm: Xây dựng, thực hiện, đánh giá, công bố mức độ phù hợp HTQLCL và duy trì, cải tiến HTQLCL. Tại xã Mỹ Xá hiện có 21 cán bộ, viên chức làm việc, hằng năm giải quyết hàng chục nghìn TTHC thuộc các lĩnh vực tư pháp, hộ tịch, văn hóa - xã hội, địa chính - xây dựng cho nhân dân trong khu vực. Ngay sau khi được cán bộ Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng (TĐC) (Sở KH và CN) tổ chức các lớp đào tạo nhận thức chung về bộ tiêu chuẩn yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cán bộ làm việc tại bộ phận trực tiếp giải quyết các TTHC của xã, địa phương xây dựng hệ thống tài liệu theo yêu cầu của HTQLCL ISO 9001:2008 và mô hình khung của Bộ KH và CN; đồng thời soạn thảo các văn bản của HTQLCL như: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu… Các quy trình triển khai công việc được cụ thể hóa về thời gian, các bước tiến hành và trách nhiệm cán bộ. Cách làm này đã giảm bớt việc sử dụng các loại giấy tờ, thủ tục không cần thiết, từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Đặc biệt là cơ chế “một cửa” của các địa phương được vận hành có hiệu quả; các khâu phối hợp được kết nối hợp lý, hạn chế sự chồng chéo, phục vụ tốt hơn cho người dân. Các đơn vị có ý thức hơn trong tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền làm căn cứ xử lý công việc và để tham chiếu khi cần. Hiện tại xã đã triển khai được 42 quy trình gồm 7 quy trình chung và 35 quy trình tác nghiệp trên tất cả các lĩnh vực. Những quy trình giải quyết TTHC này được Ban chỉ đạo ISO xã niêm yết công khai tại bộ phận “một cửa” và phổ biến trên loa truyền thanh để nhân dân tiện theo dõi và thực hiện khi giải quyết TTHC tại UBND xã. Ngay sau khi áp dụng vào thực tế đã cải thiện đáng kể điều kiện làm việc, hiệu quả công việc và sự hài lòng của người dân. Chị Trần Thị Hương, thôn Vị Dương cho biết: “Tôi đi làm thủ tục khai sinh cho con, tại bộ phận một cửa tôi tự tra cứu và nắm được các giấy tờ liên quan đến thủ tục khai sinh cũng như quy trình làm việc và thời gian hoàn tất thủ tục đó. Do vậy tôi đã chuẩn bị đầy đủ yêu cầu cần thiết để cán bộ tư pháp hướng dẫn kê khai biểu mẫu và nhận kết quả. Cách làm khoa học này đã giúp tôi tự tìm hiểu được quy định chung của pháp luật về lĩnh vực mình quan tâm, hạn chế việc yêu cầu cán bộ xã giải đáp như trước đây. Hơn nữa, chúng tôi còn kiểm soát được tình trạng hồ sơ của mình đã được giải quyết đến đâu sau khi được tiếp nhận và kiểm soát được các cán bộ, công chức xử lý đúng hay sai về thời gian, chuyên môn đối với các TTHC”. Không chỉ mang lại tiện ích cho nhân dân, khi áp dụng HTQLCL ISO, còn giúp cho các cán bộ Nhà nước thực hiện công việc trôi chảy hơn, việc cập nhật công văn đi, đến thường xuyên và công tác lưu trữ, sắp xếp các văn bản hợp lý hơn. Ưu điểm vượt trội của HTQLCL này là đã gỡ bỏ áp lực không đáng có của công việc khiến cho mỗi cán bộ công chức có thời gian nghiên cứu chuyên sâu vào công việc chuyên môn, thay đổi thái độ, tác phong làm việc và tiếp xúc với người dân tốt hơn. Do đó không chỉ người dân trên địa bàn xã Mỹ Xá mà người dân các khu vực lân cận cũng ưu tiên chọn xã Mỹ Xá để giải quyết một số TTHC. Từ đầu năm đến nay, ước số lượng TTHC UBND xã giải quyết cho nhân dân cao hơn gấp nhiều lần so với cùng kỳ năm trước. Phường Lộc Hạ, là địa bàn đông dân cư, ngoài ra còn có 3 trường đại học, cao đẳng và 16 cơ quan, doanh nghiệp, bệnh viện với khoảng 4.000 người tạm trú, trong đó chủ yếu là sinh viên, công nhân và lao động tự do nên yêu cầu giải quyết các TTHC rất lớn. Triển khai áp dụng HTQLCL ISO, UBND phường đã nhanh chóng thành lập Ban chỉ đạo ISO; tổ chức rà soát thực trạng và phạm vi áp dụng hệ thống; giao cho các bộ phận chuyên môn viết quy trình công việc theo biểu mẫu. Đồng thời thực hiện công khai, minh bạch các TTHC để người dân tiện tra cứu, tìm hiểu khi đến làm việc. Để nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình ISO, trong quá trình thực hiện, các cán bộ còn thường xuyên nghiên cứu cải tiến, loại bỏ những thủ tục không cần thiết gây lãng phí thời gian; hướng dẫn, giải đáp tận tình mọi thắc mắc về TTHC cho nhân dân và cam kết đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc. Sau gần 1 năm thực hiện áp dụng HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động, phường Lộc Hạ đã tạo được bước chuyển rõ nét, đã thiết lập cơ chế giải quyết công việc khoa học và có hệ thống; chất lượng, hiệu quả công tác quản lý, thực hiện các TTHC được nâng cao, tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân…
Theo các chuyên gia về năng suất, chất lượng cho biết, HTQLCL ISO 9001:2008 là công cụ hỗ trợ thiết thực để hướng đến xây dựng nền hành chính hiện đại. Vận hành tốt hệ thống ISO sẽ là nấc thang để xã hội tiến bộ, còn ngược lại thì như thêm “dây trói”. Điều này đòi hỏi lãnh đạo địa phương phải có tầm nhìn, năng động đề xuất đổi mới những thủ tục đã “lạc hậu”. Do đó, để phát huy hiệu quả việc triển khai HTQLCL ISO 9001:2008, các ngành chức năng cần hỗ trợ địa phương khắc phục những khó khăn trong quá trình triển khai như: Nhận thức việc thực hiện áp dụng ISO của một bộ phận cán bộ, công chức còn hạn chế. Một vài bộ phận chuyên môn chưa nắm được hết quy trình cũng như các yêu cầu kỹ thuật và kỹ năng thiết lập, xây dựng quy trình theo tiêu chuẩn ISO, còn thụ động trong việc vận hành hệ thống. Sự phối hợp giữa các phòng, ban, bộ phận chuyên môn thiếu chặt chẽ và đồng bộ. Hơn nữa do đặc thù cán bộ, công chức cấp cơ sở phải kiêm nhiệm và phụ trách nhiều công việc nên việc phải đảm bảo hồ sơ hành chính theo tiêu chuẩn chất lượng chưa cao... Khắc phục những khó khăn tồn tại nảy sinh ở cả hai đơn vị làm điểm này, cùng với những điều kiện thuận lợi mà chính quyền cấp xã trên toàn địa bàn đã có được như: cán bộ lãnh đạo các xã đều đồng tình và mong muốn được xây dựng quy trình để ứng dụng ISO vào quản lý hành chính; cơ sở vật chất, trang thiết bị như phòng làm việc, máy vi tính, máy photocopy, mạng internet đều đã được trang bị; nguồn nhân lực cán bộ cấp xã phần lớn còn khá trẻ, biết khai thác, sử dụng công nghệ thông tin phục vụ chuyên môn… thì việc phủ kín HTQLCL ISO cho tất cả các phường, xã, thị trấn trong tỉnh tất yếu sẽ thuận lợi./.
Bài và ảnh:
Nguyễn Hương
