Thực hiện Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12-7-2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử (VBĐT) trong các cơ quan Nhà nước thời gian qua, UBND tỉnh đã quyết liệt chỉ đạo các sở, ngành, các địa phương kết nối, liên thông VBĐT 4 cấp từ Trung ương đến cấp tỉnh, huyện, xã; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động chỉ đạo, điều hành. Kết quả bước đầu góp phần giảm đáng kể chi phí và thời gian gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan quản lý Nhà nước, thay đổi tác phong giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết trên môi trường điện tử, giúp giảm thời gian xử lý công việc, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
 |
| Hướng dẫn người dân thực hiện quy trình thủ tục hành chính tại Trung tâm hành chính một cửa Văn phòng UBND huyện Trực Ninh. |
Tuy nhiên trong giai đoạn đầu tỉnh ta mới chỉ thực hiện chuyển VBĐT từ cấp tỉnh về huyện, xã mà chưa nhận được sự tương tác gửi văn bản từ cấp xã lên. Để đẩy nhanh tiến độ gửi nhận VBĐT ở cả 4 cấp và tích hợp chữ ký số trong gửi nhận văn bản, ngày 21-8-2018, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 83/KH-UBND về triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong cơ quan Nhà nước; đồng thời ban hành quy chế gửi, nhận, quản lý, lưu trữ VBĐT trong các cơ quan Nhà nước. Sở Thông tin và Truyền thông (TT và TT) đã tập trung tổng hợp nhu cầu sử dụng chữ ký số, chứng thư số của các đơn vị gửi Cục Cơ yếu Đảng - Chính quyền, Ban Cơ yếu Chính phủ cấp theo quy định; tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng chữ ký số, phổ biến, quán triệt thực hiện quy chế gửi, nhận VBĐT tích hợp chữ ký số cho 100% cơ quan quản lý Nhà nước của tỉnh. Đến nay, toàn tỉnh đã cấp, bàn giao, hướng dẫn sử dụng chữ ký số cho 458 tổ chức, 1.863 cá nhân thuộc UBND tỉnh, các sở, ngành của tỉnh, UBND các huyện, thành phố và UBND xã, phường, thị trấn. Ngay sau khi hoàn thành triển khai ứng dụng tích hợp chữ ký số vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên toàn tỉnh, UBND tỉnh ban hành bổ sung quy định chung về việc gửi, nhận VBĐT liên thông từ cấp tỉnh đến cấp xã. Đồng thời chỉ đạo các địa phương tổ chức tập huấn kỹ năng thực hành gửi, nhận VBĐT như: thao tác gửi, nhận, hiển thị, tìm kiếm, thu hồi và xóa văn bản trong trường hợp có nhầm lẫn khi gửi; sửa văn bản ban hành và tập tin đính kèm; tích hợp ký số trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản; hiển thị thứ tự văn bản theo lập trình thời gian giải quyết thao tác tạo sổ văn bản, vào số, chuyển xử lý, trình xử lý và hoàn thành hồ sơ công việc theo vai trò của từng vị trí công việc… Qua đó đã giúp cán bộ xã thuần thục các kỹ năng xử lý VBĐT đi, đến trong quá trình làm việc. Huyện Hải Hậu khuyến khích các xã, thị trấn hoàn thành việc gửi, nhận VBĐT ngay khi hoàn thiện chữ ký số và đến thời điểm 1-10-2019, các đơn vị cấp huyện gồm: Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng HĐND, UBND huyện cùng các phòng chức năng không nhận văn bản giấy từ cấp xã gửi lên. Cùng với Hải Hậu, các huyện Giao Thủy, Xuân Trường, Trực Ninh cũng thực hiện đồng bộ cách làm này. Theo số liệu thống kê của Sở TT và TT, bình quân hàng tháng có gần 6.000 văn bản sử dụng chữ ký số được xử lý bằng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Đến thời điểm hiện tại, toàn tỉnh có 999.943 văn bản của 1.103 đơn vị trên địa bàn tỉnh đã gửi nhận VBĐT liên thông 4 cấp. Đây là một trong những bước quyết liệt nhằm hoàn thiện việc gửi nhận VBĐT, từng bước xây dựng thành công Chính quyền điện tử theo Nghị quyết 36a/NP-CP của Chính phủ, góp phần thúc đẩy đổi mới lề lối, cách thức làm việc và cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan Nhà nước. Bên cạnh những kết quả đạt được, một số đơn vị vẫn phải xử lý song song cả VBĐT và văn bản giấy vì phải xây dựng hồ sơ lưu trữ văn bản do đó phát sinh khối lượng lớn công việc. Một bộ phận cán bộ công chức nhìn chung chưa chủ động khai thác sử dụng văn bản điện tử để nâng cao năng suất lao động. Lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm việc ứng dụng chữ ký số trên VBĐT. Trong quá trình triển khai gửi, nhận VBĐT còn phát sinh một số lỗi kỹ thuật như: văn bản gửi không đến được nơi nhận, không đảm bảo thời gian gửi nhận; nhiều văn bản gửi không đính kèm tài liệu (chỉ bao gồm công văn mà không có các file nội dung đính kèm) dẫn tới khó khăn trong quá trình phân công xử lý trong nội bộ các đơn vị; không thống nhất về thời gian gửi, nhận; một số cơ quan nhận chưa phản hồi trạng thái kịp thời…
Theo Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, đến hết tháng 6-2020, toàn bộ văn bản phải gửi liên thông 4 cấp với đầy đủ thể thức pháp quy đối với văn bản hành chính Nhà nước. Để hoàn thành việc gửi nhận VBĐT theo lộ trình này, UBND tỉnh chỉ đạo Sở TT và TT tiếp tục tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá, đôn đốc, tổ chức hướng dẫn, hỗ trợ các ngành, địa phương khắc phục những tồn tại, bảo đảm hiệu quả, đúng tiến độ được giao; phối hợp với doanh nghiệp viễn thông nghiên cứu, bổ sung các tính năng của Trục liên thông văn bản để hỗ trợ người dùng các tính năng thống kê, báo cáo, tính năng hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của VBĐT có ký số, công khai danh sách các đơn vị đã kết nối, công khai tình hình xử lý văn bản của các sở, ngành, địa phương…; phối hợp với Bộ TT và TT nghiên cứu, hướng dẫn chung về dung lượng, cách thức đặt tên file văn bản và các nội dung kỹ thuật liên quan để bảo đảm thống nhất, đồng bộ trong triển khai, đảm bảo kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu của tỉnh với nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia; xây dựng, nâng cấp hoàn thiện các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ liên thông gửi, nhận VBĐT./.
Bài và ảnh: Nguyễn Hương
