Hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong cơ quan hành chính

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước là khâu quan trọng để đồng bộ hiệu quả cải cách hành chính (CCHC) các cấp, góp phần xây dựng nền hành chính khoa học và xây dựng chính quyền kiến tạo, phục vụ nhân dân. Năm 2022, Ban Chỉ đạo ISO tỉnh đã hoàn thành việc xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL đối với hoạt động của 100% cơ quan hành chính Nhà nước từ cấp tỉnh đến xã.

Người dân tra cứu thủ tục hành chính qua hình thức quét mã QR code tại trụ sở UBND xã Yên Thắng (Ý Yên).

Huyện Nam Trực là một trong những đơn vị dẫn đầu của tỉnh trong việc áp dụng hệ thống QLCL ISO. Xác định đây là công cụ nhằm chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), tạo sự công khai, minh bạch, huyện đã phát động và triển khai phong trào thi đua “Đẩy mạnh CCHC huyện Nam Trực giai đoạn 2021-2025”; tuyên truyền, phổ biến sâu rộng trong hệ thống chính trị và các tầng lớp nhân dân về công tác CCHC; nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức thực hiện CCHC, trong đó có việc áp dụng hệ thống QLCL ISO trong các cơ quan quản lý Nhà nước. Bên cạnh đó, huyện cũng thực hiện việc chuyển đổi hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang phiên bản TCVN ISO 9001:2015 đối với tất cả các phòng, ban quản lý Nhà nước. Đồng thời thường xuyên rà soát, cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến từng lĩnh vực quản lý để kịp thời bổ sung những quy trình mới, loại bỏ những quy trình cũ đã hết hiệu lực. Đến nay, 100% phòng, ban trực thuộc UBND huyện đã xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao phủ 100% TTHC cấp huyện trên tất cả 13 lĩnh vực: Tư pháp, Công Thương, Y tế, Thanh tra, Lao động - Thương binh và Xã hội, Tài chính - Kế hoạch, Văn hóa - Xã hội, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Nội vụ, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường... Trong năm 2022, bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của huyện đã tiếp nhận 2.396 hồ sơ và xử lý 2.319 (đạt tỷ lệ 99,83%) hồ sơ đúng hạn. Nhờ áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính Nhà nước, huyện Nam Trực đã hình thành các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học từ việc tổ chức, thu thập, lưu trữ, sắp xếp các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên theo hệ thống với từng lĩnh vực, công việc. Trong quá trình thực thi nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ, công chức có nhiều chuyển biến tác phong, lề lối, hạn chế thấp nhất việc chậm hoặc quá hạn hồ sơ. Qua đó góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính, tạo dựng được lòng tin và sự hài lòng của người dân trong môi trường làm việc khoa học.

Hiện nay, tỉnh có 45 cơ quan là các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện, các chi cục và đơn vị cấp tỉnh có TTHC thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống QLCL để thực hiện TTHC cho tổ chức, cá nhân. Cuối năm 2022, Ban Chỉ đạo ISO tỉnh đã tổ chức đoàn kiểm tra tất cả các cơ quan hành chính thuộc diện bắt buộc xây dựng và áp dụng của tỉnh, gồm 21 cơ quan kiểm tra trực tiếp tại trụ sở làm việc và 24 cơ quan kiểm tra thông qua hồ sơ, báo cáo. Qua kiểm tra cho thấy, các cơ quan đã nhận thức được tính hiệu quả việc áp dụng hệ thống QLCL và quyết tâm trong công tác chỉ đạo áp dụng, duy trì, cải tiến thường xuyên hệ thống QLCL. Kịp thời kiện toàn Ban chỉ đạo ISO khi có sự thay đổi nhân sự và phân công nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên; lập kế hoạch duy trì, cải tiến hệ thống QLCL, mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng hàng năm. Hầu hết các cơ quan tuân thủ quy trình tác nghiệp của hệ thống QLCL trong giải quyết các TTHC đúng trình tự và thời gian; thường xuyên rà soát TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết và sửa đổi các quy trình của hệ thống QLCL khi văn bản quy phạm pháp luật thay đổi; Định kỳ đã tổ chức đánh giá nội bộ, lãnh đạo họp xem xét 1 lần/năm nhằm phát hiện, khắc phục những điểm không phù hợp của hệ thống QLCL. 

Đối với cấp xã - đối tượng khuyến khích áp dụng, đã có 226 UBND xã, phường, thị trấn xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống QLCL để thực hiện TTHC cho tổ chức, cá nhân. Nhiều xã, phường, thị trấn đã chú trọng đầu tư cơ sở hạ tầng, kỹ thuật, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong CCHC nói chung và áp dụng ISO nói riêng. Việc áp dụng hệ thống QLCL vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước đã giúp các đơn vị tự kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ, thời gian hoàn thành công việc, nâng cao khả năng giải quyết công việc theo đúng trình tự, thời gian. Phương pháp chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị từng bước đổi mới theo hướng hiện đại hóa, kiểm soát chặt chẽ quá trình xử lý công việc, đảm bảo theo đúng tiến độ, quy định của Nhà nước. Trách nhiệm của các cán bộ, công chức cũng được phân công, phân cấp rõ ràng; trình độ về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ có nhiều chuyển biến tích cực; hiệu lực và hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước được nâng cao rõ rệt; thái độ giao tiếp với người dân ngày càng chuyên nghiệp, gần gũi, thân thiện hơn; năng lực xử lý các công việc của cán bộ, công chức được đánh giá chính xác hơn. Đây cũng là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc xây dựng nền hành chính hiện đại. 

Đồng chí Trần Minh Hoan, Phó Trưởng Ban Thường trực Ban Chỉ đạo ISO tỉnh, Giám đốc Sở KH và CN cho biết: Thời gian tới, Ban Chỉ đạo ISO tỉnh chỉ đạo các cơ quan hành chính tiếp tục duy trì và nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống QLCL; chủ động sửa đổi quy trình khi văn bản quy phạm pháp luật và TTHC thay đổi. Rà soát, chỉnh sửa các quy trình giải quyết TTHC phù hợp quy định của pháp luật, đảm bảo tính khoa học; đồng bộ quy trình nội bộ giải quyết TTHC và quy trình ISO; xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cá nhân, phòng, bộ phận, cơ quan trong thực thi công vụ, giải quyết TTHC. Hàng năm, xây dựng mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng cho toàn bộ cơ quan một cách thực tế, đảm bảo đo lường được và đánh giá được kết quả thực hiện. Định kỳ tổ chức đánh giá nội bộ, khắc phục điểm chưa phù hợp, đề ra biện pháp cải tiến nâng cao hiệu quả hệ thống QLCL. Bố trí phần kinh phí để duy trì, áp dụng, cải tiến hệ thống QLCL. UBND huyện, thành phố chủ trì tổ chức kiểm tra việc duy trì, áp dụng và cải tiến hệ thống QLCL tại các xã, phường, trị trấn. Hiện Sở KH và CN đã xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt “Kế hoạch duy trì, áp dụng và cải tiến hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước tỉnh Nam Định năm 2023”.

Việc 100% (271/271) cơ quan hành chính Nhà nước các cấp của tỉnh xây dựng, áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đã góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết TTHC trong cung cấp dịch vụ hành chính công, tăng cường hiệu lực quản lý Nhà nước. Hệ thống đã hỗ trợ các cơ quan chuẩn hóa quá trình giải quyết công việc, cải tiến phương thức thực thi công vụ hướng tới sự hài lòng của tổ chức, cá nhân công dân có liên quan, minh bạch hóa các quy trình giải quyết TTHC, là nền tảng quan trọng cho việc xây dựng chính quyền điện tử, hướng đến một nền hành chính hiện đại, dân chủ, trong sạch, vững mạnh./.

Bài và ảnh: Ngọc Ánh