Áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng (HTQLCL) theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn được xem là khâu đột phá trong cải cách hành chính của tỉnh ta. Đây là cơ sở để từng bước chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước theo bộ tiêu chuẩn quốc gia ở cấp cơ sở, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị địa phương. Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5-3-2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn. Thời gian qua, Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng (Sở KH và CN) đã hỗ trợ 8 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh thực hiện chương trình này trong công tác quản lý Nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính ở địa phương đã mang lại hiệu quả thiết thực, sự đổi mới tác phong hành chính cho cả bộ máy chính quyền và người dân địa phương.
 |
| Cán bộ xã Hải Lý (Hải Hậu) hướng dẫn thủ tục hành chính cho người dân tại trụ sở UBND xã. |
Là một trong những địa bàn có dân số lớn nhất tỉnh, lại giáp ranh với 5 xã của các huyện Hải Hậu, Trực Ninh và Thị trấn Xuân Trường nên việc giải quyết thủ tục hành chính cho người dân trên địa bàn xã Xuân Ninh (Xuân Trường) rất phức tạp, mất nhiều thời gian đi lại, giải quyết công việc của cả cán bộ công chức xã và người dân. Do đó, việc áp dụng HTQLCL nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng trong thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính ở địa phương, đảm bảo các điều kiện tốt nhất cho hoạt động của UBND xã. Đồng thời mở rộng quan hệ với khách hàng là các tổ chức, công dân khu vực lân cận và giảm thiểu hao tổn về thời gian và chi phí không đáng có cho các thiết bị văn phòng của xã. Theo đó, ngay từ khi bắt đầu áp dụng, UBND xã Xuân Ninh đã kiện toàn Ban Chỉ đạo ISO xã gồm 12 thành viên do Chủ tịch UBND xã trực tiếp làm trưởng ban. Đồng thời triển khai các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng các điều kiện làm việc; thiết lập hệ thống văn bản; xây dựng các quy trình, quy định hoạt động; đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ để thường xuyên kiểm soát quá trình vận hành, duy trì HTQLCL… Trên cơ sở đó, UBND xã đã phối hợp với đơn vị tư vấn tổ chức tập huấn cho toàn thể cán bộ, công chức về yêu cầu của hệ thống cũng như kỹ năng cơ bản duy trì, kiểm soát hệ thống và công bố HTQLCL ISO 9001:2008 của xã với 34 quy trình cho 8 lĩnh vực quản lý Nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính ở địa phương. UBND xã cũng bố trí, sắp xếp không gian làm việc, mua sắm trang thiết bị đáp ứng các điều kiện để lưu giữ tài liệu, tiếp công dân đến giải quyết thủ tục hành chính. Những quy trình giải quyết thủ tục hành chính này được Ban chỉ đạo ISO xã niêm yết công khai tại bộ phận “một cửa” và phổ biến trên loa truyền thanh để nhân dân tiện theo dõi và thực hiện khi cần làm thủ tục hành chính tại UBND xã. Việc áp dụng ISO đã giảm bớt sử dụng các loại giấy tờ, thủ tục không cần thiết, từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Đặc biệt là cơ chế “một cửa” của các địa phương được vận hành có hiệu quả; các khâu phối hợp được kết nối hợp lý, hạn chế sự chồng chéo, phục vụ tốt hơn cho người dân. Các đơn vị có ý thức hơn trong tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền làm căn cứ xử lý công việc và để tham chiếu khi cần. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, ngay sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 vào thực tế đã cải thiện đáng kể điều kiện làm việc, hiệu quả công việc và sự hài lòng của người dân. Đặc biệt trong lĩnh vực Tư pháp - hộ tịch và giải quyết chế độ chính sách quy trình ISO đã phát huy hiệu quả rất cao. Đồng chí Phạm Văn Thưởng, Phó Chủ tịch UBND xã cho biết: Xã có trên 18 nghìn nhân khẩu, thêm vào đó số người đăng ký tạm trú, tạm vắng và một số lượng lớn dân số cơ học lưu trú trên địa bàn cần giải quyết thủ tục hành chính trong khi số cán bộ được biên chế phụ trách chỉ có 1 người/1 lĩnh vực và phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau khiến cho bộ phận “một cửa” luôn quá tải. Ngoài ra, nhận thức của một bộ phận người dân còn hạn chế, đòi hỏi sự hướng dẫn cặn kẽ của cán bộ và mất khá nhiều thời gian giải quyết thủ tục. Tuy nhiên khi áp dụng ISO 9001:2008, tình trạng “quá tải” công việc đối với cán bộ xã đã phần nào được giải quyết, trách nhiệm của cá nhân ở từng khâu trong quy trình giải quyết vụ việc được nâng cao. Việc công khai các quy trình thủ tục hành chính kết hợp công tác tuyên truyền giúp người dân có ý thức chủ động tìm hiểu quy trình giải quyết công việc để chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ có liên quan và đến trụ sở xã đúng thời gian quy định. Điều này đã giảm cơ bản thời gian cán bộ, công chức xã phải giải thích cho người dân về các điều kiện, trình tự thủ tục giải quyết như trước đây.
Nhiều đơn vị khác trong tỉnh như xã Mỹ Xá (TP Nam Định), Thị trấn Cát Thành (Trực Ninh), xã Giao Thịnh, Bạch Long (Giao Thủy) đã thực hiện thành công HTQLCL ISO 9001:2008 vào giải quyết công việc hành chính tại địa phương, mang lại hiệu quả thiết thực. Để có được thành công này, Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng đã cùng với đơn vị tư vấn tổ chức các lớp đào tạo nhận thức chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cán bộ làm việc tại bộ phận trực tiếp giải quyết các thủ tục hành chính địa phương xây dựng hệ thống tài liệu theo yêu cầu của HTQLCL ISO 9001:2008 và mô hình khung của Bộ KH và CN; đồng thời soạn thảo các văn bản của HTQLCL như: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu… Thường xuyên cử cán bộ về từng địa bàn hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho đội ngũ cán bộ trong suốt quá trình đưa HTQLCL ISO 9001:2008 vào thực tế. Đồng chí Nguyễn Thị Kim Dung, Chi cục trưởng Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo ISO cấp tỉnh cho biết: “Đối với cấp xã là cơ sở cuối cùng của hệ thống hành chính Nhà nước nên có nhiều giao dịch hành chính với người dân nhất. Do đó việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 vào thực tế góp phần làm thay đổi suy nghĩ, lề lối làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức. Từ đó, thay đổi cách nhìn của người dân về dịch vụ công, tạo môi trường giao tiếp thân thiện, thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp với cơ quan hành chính Nhà nước, giúp họ nhận thức rõ thêm ý nghĩa mà HTQLCL ISO 9001:2008 mang lại”.
Hiệu quả của chương trình triển khai ứng dụng ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính địa phương đã được khẳng định tại một số xã, phường, thị trấn trên địa bàn. Mô hình này cần được tiếp tục nhân rộng để tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước của chính quyền cấp cơ sở và góp phần quan trọng trong việc nâng cao năng lực, chỉ số cạnh tranh của địa phương bắt đầu từ cơ sở./.
Bài và ảnh: Nguyễn Hương
