Ngày 27-8-2010 Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1605/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT); đến ngày 22-5-2012 Chính phủ tiếp tục ban hành Chỉ thị 15/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng văn bản trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, hướng tới thay thế dần văn bản giấy nhằm hướng đến mục tiêu có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử vào năm 2015. Theo đó, bên cạnh việc tập trung đầu tư hạ tầng thiết bị, đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực CNTT, các địa phương đều tập trung phát triển hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp.
Ở tỉnh ta, từ tháng 4-2010 Sở TT và TT đã triển khai đề tài khoa học nghiên cứu xây dựng hệ thống phần mềm dưới dạng dịch vụ phục vụ ứng dụng CNTT trên môi trường mạng tỉnh Nam Định với tổng kinh phí trên 340 triệu đồng. Nhóm nghiên cứu do Tiến sĩ Vũ Trọng Quế, Phó Giám đốc Sở TT và TT làm chủ đề tài đã ứng dụng kỹ thuật SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ) gắn với dịch vụ hành chính công mức độ 3; xây dựng thử nghiệm hệ thống cổng dịch vụ hành chính công và phân cấp nhiều mức tạo các kênh liên lạc thông tin đa chiều giữa các cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Từ ngày 15-6-2010, Sở TT và TT đã chính thức áp dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành sử dụng nền Lotus Domino 8 và tích hợp người sử dụng từ LDAP có tính ổn định và độ bảo mật cao vào các hoạt động của cơ quan. Phần mềm cung cấp các chức năng quản lý văn bản, hồ sơ công việc và một số tính năng khác như: gửi thông báo, mời họp, quản lý phòng họp, quản lý xe… Ngoài ra, phần mềm này còn giúp cho việc tra cứu các văn bản, công việc đã thực hiện trước đây được nhanh và chính xác hơn. Áp dụng phần mềm này bảo đảm các phòng, ban chức năng và đơn vị sự nghiệp trực thuộc sở đều chuyển, nhận các loại văn bản đi - đến và tạo lập các hồ sơ cho việc giải quyết các công việc hằng ngày trên mạng. Nhờ đó, Sở TT và TT đã giảm được đáng kể chi phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ công việc và lưu trữ tài liệu, góp phần cải cách hành chính, tiết kiệm chi phí và thay đổi lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức. Trong năm 2010, Sở TT và TT đã tổ chức các khóa đào tạo cách sử dụng khai thác phần mềm Quản lý văn bản cho cán bộ, công chức làm việc tại văn phòng các huyện, thành phố nhằm giúp đội ngũ cán bộ, công chức cũng như lãnh đạo các cơ quan giảm thiểu thời gian, công sức trong toàn bộ quy trình xử lý văn bản; giúp lãnh đạo theo dõi tình hình xử lý công văn của các chuyên viên, phân cấp xử lý văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Sở TT và TT đã chọn hai huyện Trực Ninh và Vụ Bản để triển khai thí điểm chương trình ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết các thủ tục hành chính. Là một trong những huyện đi đầu của tỉnh trong việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành công việc, UBND huyện Trực Ninh đã tập trung đầu tư cơ sở hạ tầng về CNTT, đảm bảo 100% cán bộ, công chức của huyện có máy tính để làm việc. Văn phòng UBND huyện đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản để lưu trữ dữ liệu. Trong năm 2011 huyện đã xây dựng trang thông tin điện tử để cán bộ, nhân dân có thể truy cập tra cứu tài liệu, số hóa 95% văn bản giấy thành văn bản điện tử. Trong 2 năm 2010, 2011, bên cạnh việc đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT, huyện Vụ Bản còn tổ chức nhiều đợt tập huấn, nâng cao trình độ tin học cho cán bộ các ban, ngành; đào tạo chuyên sâu đối với cán bộ phụ trách CNTT đáp ứng yêu cầu thực hiện phần mềm quản lý văn bản. Sau khi áp dụng phần mềm quản lý văn bản, đã mang lại những thay đổi đáng kể như: phương thức làm việc mới, tiết kiệm thời gian, thuận tiện cho việc quản lý, điều hành; đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn huyện. Để thiết lập và sử dụng hiệu quả hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp trong thời gian qua, ngành TAND tỉnh luôn quan tâm, chỉ đạo các đơn vị cập nhật kịp thời, chính xác số liệu vào phần mềm thống kê các loại án. Trong tháng 6-2013, TAND tỉnh đã tổ chức hội nghị tập huấn phần mềm quản lý và thống kê các loại án cho đội ngũ cán bộ, công chức trong ngành nhằm quản lý hồ sơ vụ án và tin học hóa các loại biểu mẫu thống kê do TAND Tối cao ban hành; giúp việc quản lý các loại án và tổng hợp số liệu được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, chi tiết, đáp ứng yêu cầu xây dựng các loại báo cáo của ngành, đồng thời tạo thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin với các cơ quan hữu quan. Thực hiện chương trình phát triển hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp, đến nay Văn phòng UBND tỉnh đã triển khai và duy trì thông tin, chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo từ tỉnh đến huyện trên môi trường mạng; công bố công khai bộ thủ tục hành chính của tỉnh trên cổng thông tin điện tử; triển khai hệ thống thư điện tử của tỉnh cấp cho các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức các cấp trong tỉnh. Phần lớn các cơ quan, đơn vị thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân mình để trao đổi công việc, gửi - nhận văn bản, tài liệu phục vụ yêu cầu công việc. Từ tháng 6-2013, Văn phòng UBND tỉnh tập trung đẩy mạnh thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả, chất lượng ứng dụng CNTT phục vụ quản lý điều hành. Tất cả giấy mời họp, tài liệu phục vụ các cuộc họp của UBND tỉnh được gửi vào hộp thư điện tử của từng cơ quan, đơn vị; lịch công tác tuần của lãnh đạo UBND tỉnh, các văn bản sao y đã được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Văn phòng UBND tỉnh. Danh bạ thư điện tử của các cơ quan, lãnh đạo cơ quan đã được công khai đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Văn phòng UBND tỉnh, phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin liên lạc của các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh. Hiện nay, Văn phòng UBND tỉnh đang tiếp tục triển khai áp dụng quản lý hành chính bằng phần mềm quản lý văn bản.
Ngày 8-2-2013, Bộ TT và TT đã có Chỉ thị số 08/CT-BTTTT về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của ngành TT và TT và đã triển khai thí điểm liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa bộ và các sở. Sau thí điểm của ngành TT và TT, sẽ triển khai các hệ thống thông tin đồng bộ từ Trung ương đến địa phương./.
Thúy Vy
