Nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các cơ quan Nhà nước (CQNN), những năm qua, các ngành chức năng của tỉnh đã tập trung chỉ đạo thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp; trong đó chú trọng việc xây dựng các phần mềm chuyên ngành phục vụ giải quyết công việc. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc trong CQNN ở tỉnh ta đã mang lại hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
Để đạt được điều đó, Sở KH và CN, Sở TT và TT đã tham mưu với UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo các cơ quan đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong hoạt động của các CQNN giai đoạn 2011-2015; đồng thời tổ chức tập huấn, hướng dẫn các đơn vị, CQNN triển khai ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc (ISO-online) do Trung tâm Tin học và thông tin KHCN nghiên cứu xây dựng, áp dụng vào thực tế công việc. Với chức năng chính là quản lý thông tin (công văn đi, đến; kiểm tra tiến độ công việc); lên kế hoạch lịch công tác cho cơ quan, các phòng, ban, cá nhân trực thuộc cơ quan; quản lý nhân sự (quản lý danh sách, sơ yếu lý lịch và thông tin chi tiết về quá trình học tập, làm việc cán bộ, nhân viên trong cơ quan) và tính năng quản trị hệ thống theo cách tạo lập danh sách người sử dụng..., phần mềm ISO-online đã đáp ứng yêu cầu tin học hóa của các cơ quan quản lý Nhà nước và góp phần thúc đẩy quá trình cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh.
 |
| Trung tâm Tin học và Thông tin Khoa học công nghệ (Sở KH và CN) tổ chức tập huấn cách sử dụng phần mềm ISO-online cho cán bộ, công chức. |
Đến nay, đã có 34 sở, ngành, UBND các huyện, thành phố ứng dụng thành công phần mềm này và trở thành công cụ hữu hiệu để giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Sở KH và CN là đơn vị đầu tiên trong tỉnh áp dụng phần mềm này vào thực tế công việc. Ngay khi triển khai ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc, ngoài đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, Sở KH và CN đã xây dựng quy chế sử dụng và phân khúc giai đoạn áp dụng toàn diện quy trình và tập huấn kỹ năng cho toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan và các đơn vị thành viên. Trên cơ sở đó, mọi dữ liệu thông tin trao đổi giữa các cơ quan, ban, ngành liên quan với đơn vị và giữa đơn vị với các phòng, ban chuyên môn và từng cá nhân đều được giao dịch trên môi trường mạng internet. Ngoài tính năng đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin nhanh, giảm thiểu việc sử dụng và quản lý văn bản bằng giấy tờ, phần mềm quản lý hồ sơ công việc còn đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin chặt chẽ, tránh trùng lặp. Việc kiểm soát, ban hành và phê duyệt công văn, giấy tờ của lãnh đạo cơ quan cũng được thực hiện trực tuyến thông qua việc nhập dữ liệu lên hệ thống mà không phụ thuộc không gian và thời gian. Do đó, người quản lý có thể xem các báo cáo tiến độ công việc, hồ sơ nhân sự, thông tin khách hàng và kiểm soát được toàn bộ công việc của mình và tiến độ thực hiện công việc đã giao cho cán bộ, công nhân viên, các chế độ tìm kiếm khác thông qua chế độ phân quyền truy cập. Bên cạnh đó, cán bộ, công chức có thể tìm tài liệu phục vụ công việc chuyên môn một cách khoa học và tránh được nhầm lẫn… Ứng dụng đồng bộ phần mềm Quản lý hồ sơ công việc trong quản lý điều hành công việc tại Sở KH và CN đã hỗ trợ toàn diện công tác quản lý văn bản điều hành nghiệp vụ, xử lý công việc chuyên môn và hình thành nề nếp giao dịch điện tử giữa cán bộ, công chức trong đơn vị và các sở, ban, ngành và các đối tác. Để thuận lợi áp dụng phần mềm ISO-online trong thực tế công việc, Sở TN và MT đã tổ chức tập huấn thực hiện cho hơn 100 cán bộ, công chức, xây dựng quy định sử dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ, công việc và lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị trực thuộc sở để hoàn thiện và áp dụng, đồng thời chia nhỏ lộ trình áp dụng, hoàn chỉnh thao tác công việc trên phần mềm để cán bộ, công chức thích nghi với công nghệ mới. Sở TN và MT còn đầu tư nâng cấp hạ tầng CNTT đầy đủ các thiết bị như mạng máy tính, máy tính cá nhân, máy Scaner và các điều kiện cần thiết khác cho việc triển khai ứng dụng phần mềm ISO-online và định kỳ thay thế thiết bị, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật để phần mềm hoạt động hiệu quả. Do đó, hiệu quả điều hành, quản lý công việc đã có chuyển biến tích cực. Ngoài việc rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính và tiết kiệm chi phí về nhân công và văn phòng phẩm, việc ứng dụng phần mềm còn đảm bảo tính chính xác cao trong việc trích lục số liệu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của ngành. Việc triển khai rộng rãi ứng dụng thành công phần mềm quản lý hồ sơ công việc ở nhiều cơ quan ngành, huyện góp phần nâng cao chỉ số ứng dụng CNTT của tỉnh tăng lên 6 bậc so với năm 2011 và đứng thứ nhất trong khu vực Nam đồng bằng sông Hồng.
Tuy nhiên, việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc trong các CQNN vẫn còn nhiều hạn chế như: Kinh phí đầu tư chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế, đội ngũ cán bộ chuyên trách về CNTT còn thiếu về số lượng và yếu về chất lượng, một số đơn vị chưa nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò tác dụng của CNTT trong việc giải quyết công việc chuyên môn nên chưa quyết tâm triển khai. Hiện tại mới chỉ có 70% đơn vị trong khối sở, ban, ngành và 50% đơn vị trong khối UBND các huyện, thành phố phát huy hiệu quả phần mềm này. Nguyên nhân do khả năng thao tác công việc trên môi trường mạng của cán bộ, công chức trong các đơn vị còn hạn chế; thời gian đầu chuyển đổi môi trường làm việc nên cán bộ, công chức chưa quen, lại phải cập nhật nhiều dữ liệu, dẫn đến tình trạng “ngại” ứng dụng và trở về với tác phong làm việc cũ…, nên gây ách tắc công việc, lãng phí trong đầu tư và tạo dư luận không tốt đối với phần mềm mà các ngành chức năng đã lựa chọn chuyển giao… Để tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc trong các CQNN, các ngành chức năng cần hỗ trợ các đơn vị trong việc đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật; phát triển nguồn nhân lực và có cơ chế hỗ trợ ứng dụng CNTT gắn với đảm bảo an ninh thông tin mạng, đồng thời xây dựng phần mềm ứng dụng đảm bảo tính thích ứng cao, phù hợp với thực tế công việc để các đơn vị có thể khai thác tối đa hiệu quả của CNTT. Bên cạnh đó, các CQNN cần quyết tâm ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và đẩy nhanh lộ trình thực hiện mục tiêu điện tử hoá nền hành chính công./.
Bài và ảnh: Nguyễn Hương
