Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là công cụ để chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), tạo sự công khai, minh bạch, tránh gây phiền hà cho tổ chức, công dân. Từ năm 2019 đến nay, UBND phường Thống Nhất (thành phố Nam Định) đã triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong cải cách TTHC. Qua đó góp phần từng bước xây dựng nền hành chính khoa học và chính quyền kiến tạo, phục vụ nhân dân tốt hơn.
 |
| Cán bộ bộ phận "một cửa" phường Thống Nhất giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình ISO cho người dân trên địa bàn. |
Bộ phận “một cửa” UBND phường Thống Nhất tạo ấn tượng tốt với nơi làm việc sắp xếp ngăn nắp các khu vực tiếp công dân, khu vực lưu trữ hồ sơ và TTHC được niêm yết gọn gàng, khoa học. Đội ngũ cán bộ, công chức nêu cao tinh thần trách nhiệm, xử lý công việc nhịp nhàng, minh bạch bằng các quy trình, hướng dẫn theo mô hình hệ thống quản lý chất lượng giữa các khâu; giảm lãng phí thời gian, nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Người đến giao dịch làm thủ tục cảm thấy hài lòng với phong cách phục vụ chuyên nghiệp. Theo đồng chí Vũ Chí Kiên, Chủ tịch UBND phường, trước khi áp dụng ISO, UBND phường Thống Nhất gặp không ít khó khăn trong giải quyết TTHC do hệ thống tài liệu hồ sơ rất nhiều, chưa có phương pháp quản lý, kiểm soát; cán bộ, công chức chuyên môn lưu giữ còn tùy tiện, chưa khoa học, khó khăn trong việc truy cứu và tìm kiếm. Bên cạnh đó, số lượng cán bộ chuyên môn cũng chưa nhiều, chủ yếu một người được giao nhiệm vụ phụ trách một bộ phận công việc; việc cập nhật TTHC gặp khó khăn. Quy trình giải quyết công việc chưa có nên cán bộ chuyên môn phải thực hiện theo kinh nghiệm, khó kiểm soát chất lượng công việc… Để việc triển khai áp dụng ISO trong công tác quản lý Nhà nước và giải quyết TTHC đạt hiệu quả cao, UBND phường tổ chức tập huấn cho toàn thể cán bộ, công chức đảm bảo từng người nắm vững các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 với các nội dung: nhận thức về ISO 9001 và lợi ích khi áp dụng; yêu cầu ISO 9001 trong cơ quan hành chính; xây dựng hồ sơ, tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng; đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng. Công tác rà soát hệ thống quản lý chất lượng và cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến từng lĩnh vực quản lý được phường quan tâm thực hiện kịp thời. Hiện UBND phường Thống Nhất đã xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 với tổng số 105 quy trình/135 TTHC thuộc phạm vi giải quyết của UBND phường trên 6 lĩnh vực: văn hóa, thể thao, tôn giáo 19 quy trình; lao động, thương binh và xã hội 21 quy trình; tư pháp, hộ tịch 37 quy trình; địa chính, xây dựng 4 quy trình; thanh tra, khiếu nại, tố cáo 9 quy trình; giáo dục đào tạo 5 quy trình; nông nghiệp và phát triển nông thôn 8 quy trình; đấu thầu 2 quy trình. Từ đầu năm đến nay, UBND phường Thống Nhất đã tiếp nhận 4.093 hồ sơ TTHC và giải quyết 100% số hồ sơ đã tiếp nhận, không có tồn đọng; trong đó có 2.258 hồ sơ được giải quyết trên dịch vụ công trực tuyến. Từ khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị, UBND phường không phải tiếp nhận, xử lý khiếu nại nào liên quan đến việc giải quyết TTHC của lĩnh vực có áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Theo Chủ tịch UBND phường Vũ Chí Kiên cho biết: đa số cán bộ, công chức của phường còn trẻ nên nhận thức và tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO khá nhanh. Trong quá trình thực thi nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ, công chức phường đã chủ động, có trách nhiệm hơn, giải quyết gọn từng việc, hạn chế thấp nhất việc chậm hoặc quá hạn hồ sơ. Lãnh đạo phường cũng điều hành công việc hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch, thống nhất. Điều quan trọng hơn là chất lượng, hiệu quả công tác quản lý, cung cấp dịch vụ hành chính được nâng cao; tạo dựng được lòng tin và sự hài lòng của người dân, tạo môi trường làm việc khoa học. Qua đó, làm chuyển biến căn bản tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức trong thực thi nhiệm vụ. Chia sẻ về những ưu điểm khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, chị Phùng Thị Hợp, công chức Tư pháp - hộ tịch phường cho biết: việc giải quyết các TTHC đều nhanh gọn hơn so với trước đây. Hệ thống hồ sơ, tài liệu được lưu trữ, sắp xếp khoa học, kiểm soát chặt chẽ giúp tra cứu hiệu quả. Cán bộ, công chức dễ dàng đánh giá chéo về mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc hỗ trợ nhau trong các lĩnh vực giải quyết TTHC. Bên cạnh đó, việc niêm yết công khai TTHC ở trụ sở giúp các tổ chức, doanh nghiệp, công dân chuẩn bị hồ sơ thủ tục đầy đủ khi cần và thực hiện theo quy trình nên tiết kiệm thời gian giao dịch cho cả đôi bên.
Bên cạnh kết quả tích cực, do mới triển khai thực hiện nên việc áp dụng ISO 9001:2015 ở UBND phường Thống Nhất vẫn còn có những hạn chế như đối với hệ thống ISO yêu cầu phải thường xuyên rà soát, đối chiếu để cập nhật, điều chỉnh các quy trình, thủ tục bảo đảm luôn tương thích, phù hợp và thông suốt. Tuy nhiên công chức phụ trách hệ thống ISO còn kiêm nhiệm, nên thời gian dành cho việc theo dõi, duy trì tại các bộ phận hiệu quả chưa cao; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chưa đồng bộ, còn thường xuyên thay đổi khiến các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải cập nhật thường xuyên gây không ít khó khăn tốn thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện; các lớp đào tạo, tập huấn về ISO cho công chức, cán bộ cấp xã chưa nhiều… Để khắc phục những hạn chế trên, thời gian tới, UBND phường Thống Nhất xây dựng kế hoạch tập huấn nâng cao kiến thức, kỹ năng cho cán bộ, công chức đang thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các bộ phận. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, việc thực hiện giải quyết TTHC, chấp hành kỷ luật, kỷ cương công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức để hướng đến xây dựng nền hành chính văn minh, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số, đóng góp tích cực vào phát triển kinh tế - xã hội của địa phương./.
Bài và ảnh: Ngọc Ánh
