Trước đây, công tác chứng thực trên địa bàn huyện Vụ Bản còn tồn tại nhiều hạn chế, thiếu sót. Ở cấp xã, cán bộ thực hiện nhiệm vụ chứng thực do hạn chế về năng lực chuyên môn nên tham mưu giải quyết sai về thẩm quyền chứng thực, xác định nhầm lẫn các loại việc chứng thực, chưa tuân thủ các quy định về ghi chép sổ chứng thực, không lưu trữ các hồ sơ theo quy định; việc thu, quản lý, sử dụng lệ phí chứng thực ở các địa phương chưa thực hiện thống nhất…
 |
| Cán bộ tư pháp xã Đại An giải quyết các thủ tục chứng thực phục vụ nhân dân. |
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chứng thực, UBND huyện đã chỉ đạo Phòng Tư pháp và các xã, thị trấn đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến sâu rộng nội dung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư liên tịch số 04 của Bộ Tư pháp và Bộ TN và MT hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất và các văn bản pháp luật quy định về thu phí, lệ phí chứng thực… trong nhân dân. Huyện cũng chỉ đạo các phòng chức năng phối hợp với các xã, thị trấn rà soát, đánh giá chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp - hộ tịch để từ đó sắp xếp, bố trí, đào tạo trình độ chuyên môn theo tiêu chuẩn quy định. Đến nay, cả 18 xã, thị trấn trong huyện đều có cán bộ tư pháp - hộ tịch có trình độ chuyên môn đảm bảo yêu cầu công việc, trong đó có 2 cán bộ có trình độ đại học Luật và 16 cán bộ có trình độ trung cấp Luật. Hằng năm, Phòng Tư pháp huyện phối hợp với các ngành chức năng của huyện và phòng nghiệp vụ của Sở Tư pháp tổ chức tập huấn nghiệp vụ chứng thực, hộ tịch cho lãnh đạo UBND và công chức tư pháp - hộ tịch các xã, thị trấn trong huyện, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định, trình tự, thủ tục của công tác chứng thực, hộ tịch, giải đáp những vướng mắc trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại UBND các xã, thị trấn. Bên cạnh đó, Phòng Tư pháp huyện thường xuyên cung cấp các loại sổ, biểu mẫu, đồng thời tăng cường kiểm tra, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những thiếu sót trong thực thi nhiệm vụ chứng thực như: kỹ năng ghi chép vào sổ bảo đảm chính xác, công tác bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu khoa học, tạo thuận lợi cho công dân đến liên hệ giải quyết công việc. Cùng với việc củng cố, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực, huyện quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, cải tiến phương pháp giải quyết các thủ tục chứng thực theo đúng quy định của pháp luật. Từ huyện đến các xã, thị trấn, công tác chứng thực đều được cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”; mọi thủ tục được rút ngắn thời gian chứng thực từ 3 ngày xuống 1 ngày và giải quyết kịp thời, nhanh gọn các yêu cầu chứng thực của các tổ chức và công dân. Tại cấp huyện, Trưởng Phòng Tư pháp được ủy quyền chịu trách nhiệm ký các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND theo quy định tại khoản 1, Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP; chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bằng tiếng nước ngoài… Trung tâm hành chính “một cửa” huyện được đầu tư cơ sở vật chất khang trang, đầy đủ thiết bị tạo thuận lợi cho nhân dân khi có yêu cầu chứng thực. Các xã, thị trấn cũng quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác chứng thực. Đến nay, tất cả các xã, thị trấn trong huyện đã thực hiện việc chứng thực tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả”; các thủ tục hành chính, mức thu lệ phí chứng thực được niêm yết công khai để công dân đến giao dịch, theo dõi, giám sát thực hiện. Khi công dân đến giao dịch làm các thủ tục hành chính, đều được cán bộ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đón tiếp, hướng dẫn chu đáo. Các hồ sơ chứng thực đều được cán bộ tư pháp - hộ tịch kiểm soát kỹ trước khi trình ký, công tác giải quyết các việc về chứng thực đảm bảo đúng thời gian quy định.
Với việc tập trung chỉ đạo, triển khai thực hiện các biện pháp đồng bộ, hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Vụ Bản đã đi vào nền nếp, trình tự, thủ tục, chứng thực đã được đơn giản, nhanh chóng và công khai; đáp ứng mọi giao dịch của các tổ chức và công dân, góp phần tích cực vào việc cải cách các thủ tục hành chính. Từ năm 2013 đến nay, Phòng Tư pháp huyện đã chứng thực trên 1.000 việc; UBND các xã, thị trấn đã chứng thực hơn 20 nghìn việc. Tất cả việc chứng thực đều được thực hiện theo đúng trình tự thủ tục, không có khiếu kiện, bảo đảm thời gian, tạo thuận lợi nhất cho nhân dân./.
Bài và ảnh: Trần Văn Trọng
