Qua gần 7 năm triển khai thực hiện Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, trên địa bàn tỉnh đến nay đã có 46 cơ quan được cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, gồm 31 sở, ngành, UBND huyện, thành phố và 15 chi cục trực thuộc, góp phần giải quyết công việc một cách khoa học, hỗ trợ đắc lực mục tiêu cải cách hành chính của Nhà nước. HTQLCL ISO 9001:2008 đã đặc biệt phát huy hiệu quả trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động tư pháp; lĩnh vực đất đai, cấp giấy chứng nhận đầu tư, đăng ký kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, đấu thầu; quy trình cấp giấy phép xây dựng, xác nhận quy hoạch, thẩm định thiết kế... Tuy nhiên, việc triển khai áp dụng và duy trì HTQLCL theo yêu cầu bắt buộc tại các cơ quan hành chính của tỉnh trong thời gian qua vẫn còn chậm so với tiến độ và chưa phát huy hết những ưu điểm của HTQLCL.
Nguyên nhân của những hạn chế mà hầu hết các đơn vị gặp phải trong quá trình áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 do đây là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn khá trìu tượng, khó hiểu. Hệ thống văn bản pháp luật luôn có sự thay đổi ở một số lĩnh vực nên việc rà soát, đăng ký các thủ tục hành chính và xây dựng, cải tiến các quy trình tác nghiệp cũng còn nhiều bất cập. Các đơn vị áp dụng HTQLCL này không chủ động nguồn kinh phí xây dựng, cải tiến và duy trì hệ thống cũng như thuê tư vấn giám sát, đánh giá, cấp giấy chứng nhận khi đã hết hiệu lực nên hiệu quả không cao. Mặt khác, do tư tưởng ngại đổi mới nên việc tiếp cận và áp dụng HTQLCL cũng như việc kiểm tra, đánh giá hiệu quả áp dụng hệ thống chất lượng của lãnh đạo, công chức và người lao động tại các cơ quan còn mang tính hình thức và không duy trì thường xuyên. Mặt khác, việc áp dụng hệ thống HTQLCL không đồng nhất giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh khiến cho việc thực hiện cải cách hành chính liên ngành còn hạn chế và không khuyến khích được các đơn vị nỗ lực thực hiện. Cục Thuế Nam Định là đơn vị tiêu biểu trong áp dụng HTQLCL vào công việc chuyên môn với toàn bộ 55 quy trình quản lý trên tất cả các nội dung nghiệp vụ được ban hành chính thức, đăng tải trên trang tin điện tử của đơn vị và thống nhất áp dụng chung trong toàn ngành. Thông qua việc áp dụng HTQLCL ISO, trách nhiệm của từng cá nhân và đơn vị được xác định rõ ràng, tinh thần phục vụ người nộp thuế được nâng cao, các bước công việc được công khai thực hiện thống nhất; việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ có chuyển biến rõ rệt về chất lượng. 100% hồ sơ hoàn thuế, xác nhận số nộp được giải quyết đúng và trước hạn, 75% yêu cầu hỗ trợ bằng văn bản của người nộp thuế được trả lời trước thời hạn từ 20-30%, các yêu cầu về đăng ký thuế, thanh tra, kiểm tra đều được tiến hành nhanh gọn hơn, hiệu quả cao hơn. Bên cạnh thuận lợi, ngành Thuế cũng gặp phải khó khăn trong xây dựng và ban hành các quy trình ISO; rà soát và đề nghị bổ sung sửa đổi các thủ tục, quy trình đã ban hành nhưng không còn phù hợp do bộ thủ tục hành chính thường xuyên thay đổi; duy trì các tổ đánh giá nội bộ nhằm thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện, tự tổ chức đánh giá để chấn chỉnh những điểm không phù hợp, từ đó, chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa hơn nữa quy cách làm việc, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc hằng ngày, thực hiện tốt nhiệm vụ thu ngân sách. Đối với UBND huyện Trực Ninh, HTQLCL ISO được áp dụng ở cả 3 phần: Các tài liệu, văn bản chung cần phổ biến theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia; hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng HTQLCL của đơn vị, mẫu quy trình xử lý công việc và tài liệu hướng dẫn. Kết quả áp dụng HTQLCL ISO cùng với ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ của tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã giúp việc luân chuyển, xử lý hồ sơ, công việc trong nội bộ cơ quan và cho công dân được rành mạch và rõ ràng hơn, từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ đến khâu trả kết quả, tạo ra sự thông suốt, hiệu quả trong quá trình xử lý. Thời gian giải quyết nhiều loại hồ sơ, công việc của tổ chức cá nhân đã được rút ngắn hơn nhiều so với quy định. Cùng với việc xác lập hệ thống quy trình chuẩn cho việc xử lý hồ sơ, công việc, huyện Trực Ninh còn công khai các quy trình thủ tục cũng như văn bản chỉ đạo của các cấp, các ngành trên Trang thông tin điện tử của huyện để cung cấp thông tin và dịch vụ hành chính công, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và phục vụ nhân dân. Tuy nhiên khó khăn mà huyện gặp phải là nhận thức và kỹ năng thực hiện HTQLCL ISO của một bộ phận cán bộ, công chức còn hạn chế nên đã lúng túng trong xây dựng các quy trình và thụ động trong vận hành hệ thống nên hiệu quả công việc áp dụng hệ thống chưa cao, chưa đồng bộ. Huyện cũng gặp khó khăn về kinh phí để duy trì, cải tiến hệ thống cũng như việc thuê tư vấn giám sát, đánh giá, cấp giấy chứng nhận khi đã hết hiệu lực.
Để tháo gỡ khó khăn trong áp dụng HTQLCL vào công việc chuyên môn của các đơn vị và đạt được mục tiêu xây dựng, thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với các quy định của pháp luật nhằm từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, Sở KH và CN đang kiến nghị UBND tỉnh tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho bộ phận một cửa tại các đơn vị cơ sở; đẩy nhanh việc áp dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận, xử lý hồ sơ, phục vụ tra cứu thủ tục hành chính, tra cứu tiến trình giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân. Tiếp tục duy trì, cải tiến, hoàn thiện HTQLCL trong quá trình áp dụng, phối hợp với tổ chức tư vấn đánh giá chứng nhận, các đơn vị có liên quan trong việc đánh giá, giám sát định kỳ hằng năm theo quy định của UBND tỉnh. Đồng thời, đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát tiến trình xây dựng và áp dụng HTQLCL theo hướng tăng cường trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng, tự công bố và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện HTQLCL cũng như tổ chức theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện của các cơ quan, đơn vị trực thuộc nhằm đánh giá chính xác kết quả giải quyết công việc./.
Nguyễn Hương
