Nhận thức tầm quan trọng của công tác chứng thực đối với nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, thời gian qua, các cấp, các ngành trong tỉnh luôn quan tâm chỉ đạo nâng cao hiệu quả, từng bước đưa hoạt động chứng thực đi vào nền nếp. Các yêu cầu về chứng thực hợp đồng, giao dịch, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký… được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết kịp thời, qua đó đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
 |
| Người dân đến chứng thực hồ sơ tại phường Trần Tế Xương (Thành phố Nam Định). |
Hàng năm, UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành và các huyện, thành phố đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến quy định pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan, nhất là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16-2-2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch nhằm nâng cao nhận thức của các tổ chức, cá nhân về tầm quan trọng, ý thức chấp hành pháp luật của công dân về công tác chứng thực. Đồng thời giao nhiệm vụ cụ thể cho các cơ quan có liên quan và UBND các huyện, thành phố thực hiện nghiêm túc các quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; đơn giản hóa các giấy tờ có liên quan đến bản sao trong tiếp nhận, xử lý các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền, không để xảy ra hiện tượng ùn tắc, quá tải về hoạt động chứng thực. Với nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác chứng thực, Sở Tư pháp đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Báo Nam Định, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh và UBND các huyện, thành phố đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực. Biên soạn tài liệu, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người làm công tác chứng thực, tiếp nhận hồ sơ chứng thực để nắm bắt và áp dụng kịp thời, đúng quy định của pháp luật. Rà soát các văn bản pháp luật do địa phương ban hành có nội dung liên quan đến công tác chứng thực để kiến nghị, đề xuất cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay thế những văn bản có nội dung không còn phù hợp. Tham mưu UBND tỉnh công bố văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực hết hiệu lực theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ, trao đổi, giải đáp cũng như tháo gỡ những vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác chứng thực tại các buổi giao ban, các lớp bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ cho công chức Tư pháp - Hộ tịch của 229 xã, phường, thị trấn. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn Phòng Tư pháp các huyện, thành phố và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh về việc chứng thực văn bản phân chia, khai nhận di sản thừa kế và mẫu lời chứng, chứng thực; yêu cầu các cơ quan, tổ chức chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản tại địa phương; về việc phân công, bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch trực tiếp thực hiện công tác chứng thực tại UBND cấp xã và chấn chỉnh việc thực hiện các quy định về thời gian, địa điểm… khi thực hiện chứng thực. Đồng thời, Sở Tư pháp thường xuyên thực hiện thanh tra, kiểm tra công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh, qua đó kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, yêu cầu các tổ chức, địa phương khắc phục những sai sót và rút kinh nghiệm trong quá trình thực hiện công tác chứng thực. Tại các huyện, thành phố và các tổ chức hành nghề công chứng đã bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức thực hiện, theo dõi công tác chứng thực. Hiện nay, 100% xã, phường, thị trấn trong tỉnh đã bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch; về cơ bản, đội ngũ này đều có trình độ trung cấp luật trở lên theo quy định của Luật Hộ tịch. Mặt khác cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác chứng thực cũng đã được các địa phương trang bị khá đầy đủ như: Phòng làm việc, máy vi tính, điện thoại, tủ tài liệu, bàn có vách kính ngăn. Trước phòng có bảng niêm yết đầy đủ các thủ tục hành chính để người dân tiện tra cứu, tìm hiểu. Bảng niêm yết công khai danh mục phí, lệ phí về thủ tục hành chính theo đúng quy định. Đồng chí Đặng Hồng Kỳ, Trưởng Phòng Tư pháp Thành phố Nam Định cho biết: Trên cơ sở các quy định của pháp luật, UBND thành phố ban hành văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ chứng thực cho UBND các phường, xã theo thẩm quyền. Bố trí cán bộ, sắp xếp phòng làm việc cùng các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác chứng thực. Trong quá trình thực hiện, Phòng Tư pháp thành phố thường xuyên kiểm tra tại các phường, xã đồng thời hướng dẫn tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc nhằm tạo thuận lợi cho công dân đến giải quyết công việc. Ông Trịnh Văn Long, phường Trường Thi cho biết: Thời gian trước đây, khi đến UBND phường Trường Thi chứng thực hồ sơ lý lịch, chữ ký và hợp đồng giao dịch, tôi đều phải chờ đợi lâu. Hiện nay, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phường chứng thực nhanh, gọn, tôi lấy được kết quả ngay nên rất hài lòng.
Với các giải pháp tích cực, hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh được thực hiện đúng trình tự, thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hoàn tất thủ tục nhanh, gọn, hiệu quả. Từ năm 2016 đến nay, tại Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã đã thực hiện chứng thực 2.018.356 bản sao từ bản chính, 148.342 chữ ký và hợp đồng giao dịch. Đồng chí Dương Văn Nghĩa, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết: Thực tiễn trong quá trình triển khai thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số khó khăn vướng mắc như: Việc xác định các văn bằng, giấy tờ là “thật hay giả” đối với người làm công tác chứng thực cũng là một yêu cầu khó khăn khi hiện nay nhiều loại giấy tờ được làm giả rất tinh vi, khó xác định được bằng mắt thường. Việc lạm dụng bản sao từ bản chính tại một số cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn còn khá phổ biến dẫn đến số lượng yêu cầu chứng thực tương đối nhiều trong khi công chức Tư pháp - Hộ tịch phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác. Một số quy định của Nghị định số 23 chưa thống nhất với các văn bản pháp luật liên quan, dẫn đến việc lúng túng trong thực hiện như: Nghị định số 23 không quy định khi chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế phải niêm yết và thời gian niêm yết, trong khi đó các văn bản trước đây và Luật Công chứng lại quy định về vấn đề này; Nghị định số 23 quy định thẩm quyền của Phòng Tư pháp là chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản nhưng không quy định mẫu hợp đồng nên việc áp dụng giữa các cơ quan không thống nhất, gây khó khăn cho công dân… Nhằm đẩy mạnh công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh đáp ứng yêu cầu của người dân và doanh nghiệp trong thời gian tới, UBND tỉnh tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan tới cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân, qua đó góp phần nâng cao nhận thức của người dân về công tác chứng thực cũng như phân biệt rõ công chứng và chứng thực, hạn chế tình trạng lạm dụng bản sao từ bản chính như hiện nay. Chỉ đạo ngành chức năng hướng dẫn các địa phương và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh nghiêm túc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác chứng thực; thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác chứng thực nhất là đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác chứng thực nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm và xử lý các hành vi vi phạm theo đúng quy định. Bên cạnh đó, kịp thời nắm bắt những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện công tác chứng thực của địa phương; trên cơ sở đó, tổng hợp, đề xuất, kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nghiên cứu, xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động chứng thực./.
Bài và ảnh: Trần Văn Trọng
